Työkaluja projektinhallintaan ja yhteistoimintaan

Projekteissa tarvitaan aikatauluja, tehtävien määrittelyä, priorisointia ja vastuuttamista sekä projektiryhmän keskinäistä viestintää. Aktiivista työskentelyä voi tukea projektinhallinnan ja yhteistoiminnan työkaluilla, joilla tehtävät, vastuut ja määräajat voidaan keskitettää yhteiseen työtilaan. Esittelen tässä kirjoituksessa muutaman työkalun, joita olen itse käyttänyt, sekä pari kokeilemisen arvoiselta vaikuttavaa tuttavuutta.

Mihin näitä tarvitaan?

Projektisuunnitelma antaa ääriviivat, joita erään tiivistyksen mukaan ovat tarve, tavoitteet, toimenpiteet ja tulokset. Kun näitä aletaan pilkkoa konkreettisiksi tehtäviksi, joita eri henkilöt ja organisaatiot tekevät, on hyvä, jos kokonaisuutta voidaan hallita yhdellä yhteisellä työkalulla. Ihannetilanteessa kaikki osalliset tietävät:

• mitä pitää tehdä
• mihin mennessä pitää tehdä
• missä järjestyksessä pitää tehdä (jos järjestyksellä on merkitystä)
• kuka tekee.

Niistä projektityökaluista, joita itse olen käyttänyt tai kokeillut, on yleensä jossain muodossa löydettävissä seuraavat ominaisuudet:

• todo-listatyyppinen tehtävänhallinta (tasks)
  • yksinkertainen käyttöliittymä, jolla tehtäviä voidaan lisätä, poistaa ja järjestellä
  • tehtävien vastuuttaminen yhdelle tai useammalle henkilölle
  • irrallisten tehtävien poimiminen omalle tehtävälistalle
  • määräajan asettaminen tehtäville, deadlinet
• aikataulu ja/tai kalenteri, jossa tulevat määräajat ovat nähtävissä
• mahdollisuus nähdä omalla ja eri henkilöiden vastuulla olevat tehtävät ja mahdollisesti työn vaihe
• keskustelukanava tai vähintään tehtävien kommentointimahdollisuus.

Tällaisia työkaluja löytyy paljon, ja kokonaisuuden voi hajauttaa myös usealle työkalulle. Omien kokemusteni mukaan yksinkertaisuus on valttia, ja siksi ajatus keskitetystä työkalusta houkuttelee minua, vaikka kaikkien projektin parissa työskentelevien saaminen uuden työkalun käyttäjiksi voi olla haastavaa. Yleensä yhteisten työkalujen käyttö tyrehtyykin siihen, että henkilöt eivät vain käytä niitä.

Tämän alustuksen jälkeen itse asiaan, eli välineitä projektinhallintaan ja yhteistyön koordinointiin:

Asana

Asana on tehtäväpohjainen työnhallintasovelus, jolla voi luoda eri projekteille työtiloja, kutsua työtiloihin henkilöitä, luoda tehtäviä ja alitehtäviä, vastuuttaa ja aikatauluttaa tehtäviä sekä paljon muuta. Asana on tällä hetkellä oma suosikkini tämän tyyppisistä työkaluista.

• Asana-kotisivu (linkki ei avaudu uuteen ikkunaan).
• Maksuton enintään 15 hengen tiimeille (rajoitetuilla ominaisuuksilla).
• Selkeä ja monipuolinen, vaatii hieman paneutumista.
• Toimii www-selaimella, saatavilla myös iPhone, iPad ja Android-sovellukset.

Freedcamp

Freedcamp on itselleni uusi tuttavuus, joka vaikuttaa varsin lupaavalta. Sovelluksen logiikka on tehtäväpohjainen, eli projektikohtaisiin työtiloihin luodaan tehtäviä, asetetaan tehtäville määräaikoja ja vastuutetaan tehtävät henkilöille. Freedcamp osaa näyttää tehtävänäkymän joko perinteisessä listamuodossa tai Kanban-/Scrum-tyyppisenä muistilappunäkymänä, jossa tehtävät on jaettu kolmeen sarakkeeseen (aloittamattomat, työn alla, valmis).

• Freedcamp-kotisivu (linkki ei avaudu uuteen ikkunaan).
• Maksuttomaan perusversioon sisältyy 200MB tallennustilaa ja 10MB kokorajoitus liitetiedostoille. Tarjolla on myös maksullisia lisäosia ja -palveluja.
• Selkeän ja toimivan tuntuinen palvelu.
• Toimii www-selaimella, ainakaan toistaiseksi ei tarjoa mobiilisovelluksia.

Basecamp

Basecamp on ollut olemassa vuodesta 2004 alkaen, ja nyt palvelusta on käytössä kolmas tuoteversio. Omasta mielestäni Basecamp on nykymuodossaan aavistuksen sekava, mutta toisaalta siinä on myös enemmän ominaisuuksia kuin edellä mainituissa Asanassa ja Freedcampissa. Basecamp tarjoaa reaaliaikaisen keskustelukanavan sekä keskustelufoorumin viestintää varten, ja lisäksi käytössä on monipuolinen tehtävälistatoiminto sekä dokumenttitoiminto esimerkiksi yhteiskirjoittamista varten.

• Basecamp-kotisivu (linkki ei avaudu uuteen ikkunaan).
• 29 dollaria kuussa, tai 79 dollaria kuussa, jos työtilaan halutaan liittää ulkopuolisia (esimerkiksi asiakkaita)
• Suosittu ja vakiintunut palvelu, joka on kenties hieman eksynyt alkuperäisestä, yksinkertaisuutta korostaneesta visiostaan
• Toimii www-selaimella, saatavilla Windows- ja Mac-työpöytäsovellukset sekä iPhone-, iPad- ja Android-sovellukset

Trello

Trello on visuaalinen, muistilappuseinää mukaileva palvelu, joka soveltuu ainakin Kanban- ja Scrum-tyyliseen tehtävien käsittelyyn ja siirtelyyn sarakkeesta toiseen. Mielestäni Trello toimii pienten tehtäväkokonaisuuksien hallinnassa, mutta laajemmat projektit tulevat sen myötä sekaviksi.

• Trello-kotisivu (linkki ei avaudu uuteen ikkunaan).
• Perusversio on maksuton ja käyttökelpoinen, tarjolla myös paljon maksullisia lisätoimintoja.
• Visuaalista virikettä kohtalaisen rajatuille projekteille.
• Toimii www-selaimella, saativilla iPhone-, iPad- ja Android-sovellukset.

Workplace

Workplace on Facebookin yritysversio, joka julkaistiin yleiseen käyttöön 10.10.2016. Palvelu vaikuttaa varsin mielenkiintoiselta, mutta en ole varma, kuinka se toimisi hajautetuissa projekteissa, joissa on osallistuja eri organisaatioissa. Palvelussa voi luoda organisaatiorajat ylittäviä työtiloja, mutta käsittääkseni tämä edellyttää, että kaikki mukana olevat organisaatiot ovat Workplace-asiakkaita.

• Workplace-kotisivu (linkki ei avaudu uuteen ikkunaan).
• Maksullinen, 3 dollaria kk/käyttäjä 1000 käyttäjään saakka, sen jälkeen 2 dollaria kk/10000 käyttäjään saakka, sitten 1 dollari kuussa jokaista lisäkäyttäjää kohti.
• Suuren toimijan pelinavaus, Facebookista tutut piirteet laskevat käyttökynnystä.

Muita mahdollisuuksia

Keskitetyn palvelun lisäksi poimin mukaan vielä muutaman erillisen palvelun, joiden avulla voi rakentaa hajatuttua projektiympäristöä.

Facebook-ryhmät

Suuri osa projekteista, joissa olen mukana, käyttää sisäisenä viestintäkanavana Facebook-ryhmää. Tämä on Facebookin yleisyyden vuoksi helppo ratkaisu.

Slack

Slack on erityisesti kommunikointiin ja tiimien sisäiseen viestintään tarkoitettu työkalu, jota voisi kenties kuvailla Facebook-ryhmän ja Facebook-messengerin yhdistelmäksi. Slack toimii www-selaimella mutta myös erillisenä työpöytäsovelluksena ja mobiilisovelluksilla.

Google Drive ja Google-kalenteri

Google Drive on monipuolinen työkalu, joka soveltuu hyvin yhteisten dokumenttien työstämiseen. Google-kalenterilla voidaan luoda tiimille yhteinen kalenteri, johon kaikki voivat lisätä tapahtumia.

Omalla kohdallani useimpien projektien verkkotyöskentely tapahtuu tällä hetkellä Facebook-ryhmä + Google Drive -yhdistelmällä sähköpostilla höystettynä. Jaettua tehtävänhallintaa en ole päässyt hyödyntämään vähään aikaan vaikka uskon, että sellaisesta olisi monille projekteille hyötyä. Toimiakseen se kuitenkin edellyttää, että kaikki osallistujat ottavat työkalut käyttöön ja myös jatkavat niiden käyttöä koko projektin ajan.

Jussi Linkola, projektisuunnittelija, Metropolia Ammattikorkeakoulu