Projektkommunikation på webben

Finland är de tusen projektens land och alla dessa projekt har ett gemensamt problem: hur ska man få det man skapat genom hårt arbete att nå ut till intresserade och tas i bruk? Utbudet av bekanta verktyg är brett. Verkstäder, seminarier, olika publikationer och nyhetsbrev är traditionella sätt att berätta om projektets verksamhet och resultat. Webben och sociala medier erbjuder talrika nya möjligheter, men att använda dem ändamålsenligt förutsätter både god planering och fördjupning.
Då jag arbetat med olika projekt har jag funderat kring hur man bygger upp en målmedveten närvaro på webben och vilka delfaktorer som ingår. Jag har beslutat mig för att använda termen målinriktad webbnärvaro för denna slags verksamhet. I denna artikel delar jag upp den i fyra delar: hitta, delta och följ, gör tillsammans samt mät och reparera.

Hitta med hjälp av hemsidor och blogg

Det minsta man kan göra för att få synlighet på webben är en hemsida för projektet. Också många finansiärer förutsätter en sådan satsning. En sakligt förverkligad webbplats garanterar att man hittar projektet, om någon hört om det och vill veta mera. Det lönar sig också att modigt lägga ut de anställdas namn och kontaktpersoner. Ibland är det lättare att minnas människor än projektets akronym och dess extensioner.

Att starta en blogg i anslutning till webbplatsen är ett utmärkt sätt att publicera information och aktualiteter, t.ex. lägesrapporter under arbetets gång. Regelbundna publikationer kring projektets tema är ett bra sätt att bredda webbplatsens synlighet, även bland sökmaskiner. Träffande texter delas ofta och sprids på så sätt vidare. Jag rekommenderar att man delar på ansvaret för bloggtexter mellan projektets anställda – på så sätt får man personligare grepp och bredare synvinklar. Det är också trevligt att läsa bloggtexterna senare, då man vill minnas olika arbetsskeden och stämningar under processens gång.

Experimentera och överväg

•    Googla projektets namn och några teman som ditt projekt behandlar 
•    Vad hittar du på webben?
•    Vad borde du hitta?

Om du inte hittar den information du vill lönar det sig att agera – i så fall hittas den inte heller av en slumpmässig webbanvändare.

Delta och följ

Då grundsynligheten är i ordning och webbplatsen är lätt att hitta är det dags att utvidga fältet till människor och andra webbtjänster. Användningen av sociala medier har under de senaste åren blivit allt mer utbredd och största delen av finländarna använder dessa tjänster regelbundet. Detta utgör nya möjligheter också för projektkommunikation.

Sociala medier öppnar kanaler för växelverkan och via dem kan man också informera på traditionellare sätt. Ett exempel med låg tröskel är en Facebook-sida för projektet. På dess tidslinje kan de som är involverade i projektet publicera text, bilder, videosnuttar och länkar. Det är lätt att dela upp ansvaret att publicera innehåll och upprätthålla sidan mellan flera personer tack vare mångsidiga underhållsroller. De som är intresserade av projektet kan gilla sidan och på så sätt få uppdateringar i sin egen nyhetsström. Det är lätt att kommentera uppdateringar och dela dem vidare, vilket möjliggör spridning av innehållet från en användare till en annan. 

Via sociala medier kan de som arbetar med projektet också själva hitta, följa och dela olika nyheter, publikationer och annat inspirerande innehåll kopplat till verksamheten. På Facebook finns sannolikt grupper och sidor inom den egna branschen. Genom att gå med i grupper och gilla sidor kan man prenumerera på nya diskussioner och innehåll. Ett annat exempel är Twitter, där man precis detta ögonblick diskuterar talrika nyheter och evenemang som är aktuella just nu. Detta är också ett utmärkt fönster att följa med världshändelserna.

För den som är intresserad av bloggar rekommenderar jag varmt att använda flödesläsare. Med hjälp av denna programvara kan du sammanföra nya inlägg på intressanta bloggar till ett personligt nyhetsflöde, i stället för att ständigt besöka bloggarnas sidor för att leta efter nytt innehåll.

Att begrunda

•    Vilka webbtjänster och sociala medier använder målgruppen för ditt projekt?
•    Är det möjligt att bygga upp en naturlig synlighet för projektet inom dessa kanaler? 
•    Kan du representera projektet under eget namn i sociala medier? 
•    Hur sköts arbets- och ansvarsfördelningen mellan dem som är involverade i projektet?

Gör tillsammans

I projekt som involverar flera organisationer är det viktigt att den interna informationsgången löper så smidigt som möjligt. Att använda epost och speciellt epostbilagor mellan flera personer är inte speciellt smidigt, tvärtom. Eposten har sin viktiga roll, men inte inom projektets interna kommunikation.

Det är klokt att spara alla projektdokument ämnade för gemensamt bruk på en webbplattform, så att alla dokument kan hittas i uppdaterad form på ett och samma ställe. T.ex. Google Drive erbjuder både en gemensam lagringsplats och verktyg för att tillsammans bearbeta dokumenten. Jag rekommenderar att prova på att tillsammans skriva t.ex. mötesanteckningar med hjälp av den dokumentapplikation som ingår i Drive.

Det lönar sig också att välja något annat än epost för kommunikation mellan dem som är involverade i projektet. Många använder gruppfunktionen i Facebook. Med hjälp av den kan man skapa ett privat diskussionsforum, vars medlemmar inte behöver vara Facebookvänner sinsemellan.

Att begrunda

•    Skickar vi inom vårt projekt ofta epost till flera mottagare? 
•    Skickar vi epostbilagor, t.ex. mötesanteckningar? 
•    Är det dags att prova på något annat sätt att dela och kontrollera gemensam information? 

Mät effekter och reparera

Till sist vill jag lyfta fram vikten av att som en del av målinriktad webbnärvaro följa upp de tidigare nämnda åtgärderna, bedöma deras effekter och vidareutveckla verksamheten. Webbplatsens statistik berättar om hur många som besöker sidorna, vilka sidor som läses och vilka vägar besökarna hittar dit. Med hjälp av denna grundinformation kan man redan dra slutsatser om hur mycket innehållet används och hur intressant dett är. Om ett specifikt innehåll inte tycks få den uppmärksamhet det förtjänar kan man prova på att sprida det via sociala medier och bedöma om denna kampanj fungerat. Om något innehåll tycks vara extra populärt kan man eventuellt utnyttja det genom att länka det till andra passande objekt. 

Många sociala medietjänster erbjuder mångsidiga möjligheter att utvärdera innehållets effekter. T.ex. Facebook-sidornas statistik visar precis hur många Facebookanvändare som sett innehållet. Hur många gånger innehållet delats, hur många som kommenterat och gillat det berättar också om intresset för detta innehåll. Liknande mätredskap finns också t.ex. på Twitter och LinkedIn. Om projektet publicerar videomaterial via YouTube eller presentationsmaterial via SlideShare, finns också liknande siffror att få fram.

Med hjälp av dessa mätredskap är det möjligt att se hur många som nås av det publicerade innehållet och vilka effekter det har. Mätredskapen hjälper också till att ta andra åtgärder i bruk och reparera saker, om önskade resultat inte uppnås. Å andra sidan kan man också modigt experimentera med kanaler och senare överge dem om man helt enkelt märker att de inte fungerar.

Engagerande kommunikation

Mina egna erfarenheter av projektkommunikation har ofta omfattat även engagerande kommunikation mellan dem som är involverade i projektet. Tanken har varit att experterna själva är bäst på att beskriva sina utvecklingsuppdrag och sina framsteg i projektarbetet. I praktiken har detta inneburit t.ex. förverkligandet av en blogg som grupparbete, där var och en delar sina tankar under eget namn. Enligt min egen erfarenhet har dylik individuell kommunikation gjort det möjligt att verkligen förbinda sig till projektarbetet. 

I kommande artiklar skriver jag mer om engagerande kommunikation och andra erfarenheter inom projekt- och webbkommunikation. Jag vill tillönska alla projekt arbetsglädje samt energi för att förverkliga kommunikationsutmaningarma. 

Jussi Linkola
Projektplanerare
Yrkeshögskolan Metropolia