Hankeviestintää verkossa

Suomi on tuhansien hankkeiden maa, ja kaikki hankkeet jakavat tutun ongelman: kuinka saamme työllä ja vaivalla tekemämme tuotokset leviämään asiasta kiinnostuneiden ulottuville ja käyttöön? Tarjolla on runsas valikoima tuttuja työkaluja. Työpajat, seminaarit, erilaiset julkaisut ja uutiskirjeet ovat perinteisiä keinoja hankkeen toiminnasta ja tuloksista kertomiseen. Tuoreempia välineitä tarjoavat verkon ja sosiaalisen median lukuisat mahdollisuudet, joiden tarkoituksenmukainen käyttö edellyttää suunnitelmallisuutta ja paneutumista.

Olen pohtinut määrätietoisen verkkonäkyvyyden rakentamisen osatekijöitä hankkeissa ja projekteissa työskennellessäni ja päätynyt kuvaamaan tämän kaltaista toimintaa termillä tavoitteellinen verkkoläsnäolo. Jaan sen tässä artikkelissa neljään osaan, jotka ovat: löydy, osallistu ja seuraa, tee yhdessä sekä mittaa ja korjaa.

Löydy kotisivujen ja blogin avulla

Hankkeen verkkosivu on vähintä, mitä verkkonäkyvyyden eteen voi tehdä, ja tätä panostusta edellyttävät jo monet rahoittajatkin. Asianmukaisesti toteutettu verkkosivusto takaa löydettävyyden, jos joku hankkeesta kuullut haluaa tietää asiasta lisää. Sivulle kannattaa myös rohkeasti lisätä työntekijöiden nimet ja yhteystiedot, sillä toisinaan ihmiset jäävät paremmin mieleen kuin hankkeen akronyymi laajennuksineen.

Kotisivujen yhteyteen käynnistettävä blogi on erinomainen tapa julkaista tiedotteita ja muita ajankohtaisia hankekuulumisa, esimerkiksi tilannekatsauksia kehitystyön varrelta. Hankkeen aihepiiriä käsittelevät säännölliset julkaisut laajentavat verkkosivuston löydettävyyttä ja hakukonenäkyvyyttä, ja osuvia kirjoituksia jaetaan miellään eteenpäin. Suosittelen, että blogin kirjoitusvastuuta jaetaan reilusti hanketoimijoiden kesken, niin mukaan saadaan persoonallista otetta ja laajoja näkökulmia. Blogiteksteihin on myös mukava myöhemmin palata, kun halutaan muistaa työn etenmisen vaihteita ja tunnelmia.

Kokeile ja pohdi

•    Googlaa hankkeesi nimeä ja muutamia hankkeesi käsittelemää aihetta
•    Mitä löytyi?
•    Mitä pitäisi löytyä?

Jos et löydä toivomaasi, kannattaa toimia, koska ei kyseisiä tietoja löydä satunnainen verkon käyttäjäkään. 

Osallistu ja seuraa

Kun perusnäkyvyys ja löydettävyys on kunnossa, voi tavoittavuutta laajentaa ihmisten pariin muihin verkkopalveluihin. Sosiaalisen median käyttö on yleistynyt viime vuosien aikana, ja suurin osa suomalaisista käyttääkin somepalveluja säännöllisesti. Tämä tarjoaa mahdollisuuksia myös hankeviestintään.

Sosiaalinen media avaa väyliä vuorovaikutukselle, ja toki sen kautta voi tehdä myös perinteisempää tiedottamista. Matalan kynnyksen esimerkkinä voisi olla hankkeelle perustettava Facebook-sivu, jonka aikajanalle hanketoimijat voivat julkaista tekstiä, kuvia, videoita ja linkkejä. Julkaisu- ja ylläpitovastuuta on helppo jakaa usean ylläpitäjän kesken sivun monipuolisten ylläpitoroolien avulla. Hankkeesta kiinnostuneet voivat tykätä sivusta ja näin tilata uudet päivitykset omaan uutisvirtaansa. Päivitysten helppo kommentoiminen ja eteenpäin jakaminen mahdollistavat sisältöjen leviämisen käyttäjältä toiselle.

Sosiaalisen median kautta hankkeen toimijat voivat myös itse löytää, seurata ja jakaa toimintaan liittyviä uutisia, julkaisuja ja muita inspiroivia sisältöjä. Facebookista todennäköisesti löytyy omaan alaan liittyviä ryhmiä ja Facebook-sivuja, joihin liittymällä ja joista tykkäämällä voi tilata uudet keskustelut ja julkaisut itselleen. Toisena esimerkkinä Twitter, jossa tälläkin hetkellä käydään keskustelua lukuisista juuri nyt käynnissä olevista tapahtumista ja uutisista, voi olla oiva ikkuna maailman seuraamiseen.

Blogeista kiinnostuneille suosittelen lämpimästi syötteenlukijan käyttöönottoa. Syötteenlukijan avulla voit tilata kiinnostavien blogien uudet julkaisut yhdeksi henkilökohtaiseksi uutisvirraksi, eikä sinun tarvitse enää vierailla blogien sivuilla etsimässä uusia sisältöjä.

Pohdittavaa

•    Mitä verkkopalveluja ja sosiaalisen median välineitä hankkeesi kohderyhmä käyttää?
•    Olisiko kyseisiin kanaviin mahdollista rakentaa hankkeelle luonteva näkyvyys?
•    Voisitko edustaa hanketta omana itsenäsi sosiaalisen median kanavissa?
•    Miten työnjako ja vastuut jaetaan hanketoimijoiden kesken?

Tee yhdessä

Useiden toimijoiden hankkeissa tulisi sisäisen tiedon kulkea mahdollisimman sujuvasti. Sähköpostin ja varsinkin sähköpostin liitetiedostojen lähettäminen useiden henkilöiden kesken ei ole sujuvaa vaan kaikin puolin kuormittavaa. Sähköpostilla on paikkansa, mutta se ei ole hankkeen sisäisessä viestinnässä.

Kaikki hanketoimijoiden yhteiseen käyttöön tarkoitetut dokumentit olisi hyvä tallentaa yhteiselle verkkoalustalle, jolloin kaikki löytävät tarvitsemansa dokumentit ajantasaisina yhdestä paikasta. Esimerkiksi Google Drive -palvelu tarjoaa yhteisen tallennuspaikan lisäksi välineet dokumenttien yhteiselle työstämiselle. Suosittelen kokeilemaan vaikkapa palaverimuistion yhteiskirjoittamista osallistujien kesken Driveen kuuluvan dokumenttisovelluksen avulla.

Muuhunkin hanketoimijoiden väliseen viestintään kannattaa valita sähköpostia toimivampi työkalu. Paljon käytetään Facebookin ryhmätoimintoa, jonka avulla toimijoille voidaan luoda yksityinen keskustelutila, jonka jäsenten ei muuten tarvitse olla Facebook-kavereita keskenään.

Pohdittavaa

•    Lähetetäänkö hankkeessamme paljon useille vastaanottajille osoitettuja sähköposteja?
•    Lähetetäänkö sähköpostin liitteenä esimerkiksi muistioita?
•    Olisiko aika kokeilla jotain muuta tapaa yhteisen tiedon jakamiseen ja hallitsemiseen?

Mittaa vaikuttavuutta ja korjaa

Viimeisenä tavoitteellisen verkkoläsnäolon osana nostan esiin edellä mainittujen toimenpiteiden mittaamisen, vaikuttavuuden arvioimisen sekä toiminnan edelleen kehittämisen. Verkkosivuilla käytössä oleva tilastointi kertoo, kuinka paljon sivustolla vieraillaan, mitä sivuja luetaan ja kuinka sivuille päädytään. Näiden perustietojen avulla voidaan jo tehdä päätelmiä julkaistujen sisältöjen käyttömääristä ja kiinnostavuudesta. Jos jokin sisältö ei tunnu saavan toivottua huomiota, voidaan sitä levittää esimerkiksi sosiaalisen median välityksellä ja todeta, oliko promootiolla vaikutusta. Jos jokin sisältö nousee suosituksi, voidaan sitä mahdollisesti hyödyntää tarjoamalla sen kautta linkkejä muihin sopiviin kohteisiin.

Useat sosiaalisen median palvelut tarjoavat monipuoliset mahdollisuudet tehtyjen julkaisujen vaikuttavuuden arviointiin. Esimerkiksi Facebook-sivun tilastojen perusteella voidaan julkaisukohtaisesti nähdä, kuinka monen Facebook-käyttäjän näkyville julkaisu on päätynyt. Julkaisujen uudelleenjaot, kommentointi- ja tykkäysmäärät kertovat myös sisällön kiinnostavuudesta. Vastaavia mittareita löytyy esimerkiksi Twitteristä ja LinkedIn-palvelusta. Jos hanke julkaisee videomateriaalia vaikkapa YouTubessa ja presentaatioaineistoja SlideSharessa, ovat samankaltaiset tunnusluvut saatavilla.

Tällaisten mittareiden avulla on mahdollista osoittaa julkaistujen aineistojen tavoittavuus- ja käyttömääriä ja arvioida vaikuttavuutta. Mittarit auttavat myös kohdentamaan lisätoimia ja korjausliikkeitä, jos toivottuja tuloksia ei näy. Toisaalta rohkeiden kokeilujen jälkeen voidaan myös hylätä ja lakkauttaa toimimattomat kanavat, jos selvästi huomataan, että ne eivät toimi.

Osallistava viestintä

Omiin hankeviestintäkokemuksiini on yleensä liittynyt viestinnän osallistaminen laajasti hankkeen toiminnassa mukana oleville toimijoille. Ajatuksena on ollut, että asiantuntijat osaavat parhaiten itse kuvata kehitystehtäviään ja edistymistään hanketyön parissa. Käytännössä tämä on tarkoittanut esimerkiksi hankkeen blogin toteuttamista ryhmäblogina, jossa hanketoimijat jakavat ajatuksiaan omalla nimellään. Kokemukseni mukaan tällainen henkilökohtaisen viestinnän mahdollistaminen on lisännyt sitoutumista hanketyötä kohtaan.

Lisää osallistavasta viestinnästä ja muista hanke- ja verkkoviestinnän kokemuksista myöhemmissä artikkeleissa. Antoisia työskentelyhetkiä kaikille hanketoimijoille ja virtaa viestinnän toteuttamiseen.

Jussi Linkola
Projektisuunnittelija
Metropolia amk